Yalın Hastane Danışmanlığı

Yalın Hastane

Yalın Düşünce’nin temel amacı; müşteri için değer taşıyan mal ve hizmetin en düşük maliyet ve en kısa zamanda müşterinin hizmetine sunulmasıdır. Bunun için değerin, değer yaratma süreçleri boyunca hiç kesintisiz akıtılmasının sağlanması esastır. Değer akışında kesintilerin birçok sebebi olmakla birlikte Yalın Yönetim Sistemleri öncelikli olarak “İsraf Avcılığı”‘na odaklanır.

Yalın Hastane, sürekli iyileştirme sistemi ile her süreç, prosedür ve görevde israfı en aza indirmek için sağlık merkezlerinde “Yalın Yönetim” faaliyetlerin uygulanmasıdır. Klinisyenlerden operasyonlara ve idari personele kadar kurumun tüm çalışanları yalın ilkeleri kullanarak, hastalar için değer katmayan tüm faaliyetleri elimine etmek için sürekli çaba sarf etmektedir.

Değer Katan Faaliyet

  • Hastaya doğrudan müdahalenin olduğu faaliyetler (kan alma, muayene vs.)
  • İlk seferde doğru yapılan faaliyetler

Gerekli ve Değer Katmayan Faaliyetler

  • Hastaya doğrudan faydası olmayan ancak yapılmak zorunda olan faaliyetler (kayıt tutulması, hastanın bir yerden başka bir yere nakli vs.)

Değer Katmayan Faaliyetler (İsraf)

  • Elimizdeki kaynakları tüketen fakat müşteriye hiçbir katkı sağlamayan gereksiz faaliyetler (arama, yanlış teşhis, fazla stok vs)

İsraf :  Müşteri ihtiyaç ve beklentilerine yönelik hiçbir  katma değer sağlamayan tüm fazlalıklardır.

Bir başka deyişle:

  • Zaman,
  • Hareket,
  • Kaynak,
  • Saha/Alan

tüketen; ancak müşteri tatminine hiçbir fayda sağlamayan her türlü aktiviteler olarak da tanımlanabilir.

Neden Yalın Hastane?

Ülkemizde “Yalın Hastane” kavramı 2019 itibariyle henüz yaygınlaşmamış olmakla birlikte yenilikçi hastane yöneticilerinin ilgisini çekmeye başladı diyebiliriz. Sağlık merkezlerinde gerçekleştirilen Yalın Süreç Uygulamaları ile elde edilen kazançlara dünyadan birçok örnek verebiliriz;

  • Personel yada yeni aletler eklenmeden, klinik laboratuvar sonuçlarının iş bitirme süresi %60 kısaldı – Alegent Health, Nebraska
  • Alet arıtma ve sterilizasyon döngüsü süresi %70’ten fazla kısaltıldı. – Kingston Hastanesi, Ontario
  • Damar yolu açma kitiyle bağlantılı kan dolaşımı enfeksiyonlarından kaynaklanan hasta ölümleri %95 azaldı – Allegbeny Hastanesi, Pennsylvania
  • Ortopedik cerrahide hasta bekleme süresi 14 haftadan 31 saate düştü (ilk muayeneden ameliyata kadar) – ThedaCare, Wisconsin
  • Ameliyat geliri yılda 808.000 dolar arttı – Ohio Health, Ohio
  • Hasta kalış süresi %29 azaldı ve yeni acil servis inşaatına 1.25 milyon dolar harcanmasının önüne geçildi – Avera McKennan, Güney Dakota

KPI (Key Performance Indicator)  – Performans Göstergeleri

Yalın Hastane uygulamalarına başlarken ve yol alırken mevcut durum performansını ölçmek hedeflerle karşılaştırmak her bir adımda elde edilen kazanımları bilmek için gereklidir. Mevcut durum ve hedef arasındaki farklar hangi sürecin hangi adımına odaklanmamız gerektiğini işaret eder. Böylece ekip enerjisini doğru ihtiyaç üzerinde harcar. KPI’lar belirlenirken Müşteri Memnuniyeti, Karlılık, İş Sağlığı ve Güvenliği gibi ana kriterler esas alınarak, bu kriterlerde beklenen seviyeye ulaştıracak alt hedefler belirlenir.

  • Bir hasta ortalama kaç dakika bekliyor?
  • Bir çalışan vardiyada kaç metre yürüyor?
  • 1 yıl içerisinde kapasite yetersizliğinden dolayı geri çevrilen hasta sayısı?
  • Hasta memnuniyeti (%?)
  • Fazla mesai oranı (%?)
  • Bir laboratuvar analizinin ortalama sonuç süresi?
  • Sarf malzeme tüketimi
  • Kritik ekipman efektif kullanım oranı (Performans, OEE, vs)

VSM (Value Stream Mapping)- Değer Akış Haritalama 

VSM -Değer akışı haritalama- ürün yada servis hizmetini tedarikten son müşteriye ulaştırmak için atılan gereken adımları görselleştirmeye yardımcı olan bir Yalın Yönetim aracıdır. Hastane süreçlerinde büyük fotoğraftan bakarak akışı kesintiye uğratma potansiyeli olan adımlar (darboğazlar), kayıplar ve iyileştirme fırsatları görülür.

Değer akış haritalama ile elde edilen büyük fotoğraf bize israf avcılığı için adresleri işaret eder. Yalın Yönetim ekibi hangi alanlara hangi alanlara odaklanacağına büyük fotoğrafa bakarak karar verir.

Sağlık Hizmetlerinde 8 Büyük İsraf

  1. Bekleme / Boşta Kalma
    Hasta veya çalışanların beklemesi yalın ilkeler açısından israf anlamına gelir. Bekleme alanlarında oturanlar, geç kalanlar, randevu bekleme listeleri ve boşta kalan yüksek teknoloji ekipmanları, Yalın Yönetim Ekibi için “israf avcılığı” alanlarını işaret eder.
  2. Fazla Stok
    İşletmede hazır bekleyen stok bağlı durumda olan sermayeyi ve depolama maliyetini gösterir. Arz fazlası, gereksiz donanımlar, gereksiz veriler veya önceden basılmış formlar, stok atıklarına dönüşür. Üstelik, aşırı stok, kullanılmadan kaybolma riskini arttırmaktadır. Kurumdaki çalışanlar, aşırı stoğu tanımak ve azaltmak için yeni yollar bulmak üzere eğitilebilir.
  3. Hata / Kusur
    Proses veya sistemsel kesintiler, yanlış ilaç tedavisi veya cerrahi hatalar, eksik veya hatalı tıbbi kayıtlar, sağlık hizmetlerinde kusur israfını göstermektedir. Ödeme yapanlar, sonuçları ödüllendiren / cezalandıran performans modellerinin ücretine doğru ilerledikçe, kuruluşlar her çalışanı kusur israfını ortadan kaldırmak ve kaliteyi olumlu yönde etkilemek ve kaliteyi iyileştirmek ve en önemlisi hatalardan kaçınmak için harekete geçirmek için yalın ilkelerden yararlanabilir.
  4. Taşıma
    Sağlık hizmetlerinde taşıma israfı insan, malzeme ve tıbbi ekipmanlara ait gereksiz taşıma/hareket  faaliyetlerini içerir. Hastaları farklı bölümlere taşımak ve malzeme aramak için koşuşturmak aynı zamanda hasta ve çalışanlar için yaralanma riskini de arttırır (hata israfı) ve hizmette gecikmelere neden olur (bekleme israfı).
  5. Fazla Hareket

    Hastalar için değer katmayan insan yada malzeme hareketlerinin tümünü kapsar.  Sık kullanılan sarf malzemeler ve donanımlara ulaşmak, kötü tasarlanmış yerleşim planı nedeniyle artan yürüyüşler, ergonomik olmayan hasta yatak transferleri,  fazla hareket israflarına örneklerdir. Yalın Yönetimin bir parçası olan Standart İş zamandan tasarruf etmek,  hasta akışını iyileştirmek için hasta ve çalışan hareketlerini analiz etmek için kullanılabilir.

Standart İş

VSM -Değer Akış Haritalama- sonrasında metot uzmanları standart iş kapsamında mikro analizler yaparak odaklanılacak iş adımlarını ortaya koyar. VA/NVA analizi ile,  değer katmayan faaliyetler yani iyileştirme fırsatları sayısal verilerle göz önüne serilir ve ortadan kaldırılır yada azaltılır.

 6. Aşırı İşlemler

Aşırı İşlem israfları, fazladan işlem yapılması, yapılan işlemin zamanından önce yada sonra gerçekleştirilmesi gibi durumları içerir. Taburcu olmuş bir hasta için ilaç hazırlamak, gereksiz yapılan testler veya hastanede yatış süresinin tıbbi gerekliliklerin ötesine uzatılması, aynı bilgilerin farklı formlarda doldurulması, hasta bilgi girişlerinin farklı platformlarda mükerrer olarak yapılması sağlık kuruluşlarında karşılaşabileceğimiz aşırı işlem örnekleridir.

7. Fazla Stok

Fazla stok israfı, ihtiyaçtan fazla ilaç yada tıbbi donanımların bulundurulması, zamanından önce bulunan her malzeme israf örneğidir. Fazla alan işgali oluşturmakla birlikte aynı zamanda raf ömrünün dolarak ürünün çöp olması, aranılan malzemenin bulunamaması gibi riskleri de içerir. Fazla stokla mücadele için Kanban ve 5S gibi Yalın Yönetim araçları kullanılabilir.

Kanban

Kanban sistemi, bir grup Toyota yöneticisinin 1940’lı yılların sonlarında süpermarketlerdeki stok yönetiminden esinlenerek bu metodu endüstriye uygulaması ile ortaya çıkmıştır.

Bazı sağlık merkezlerinde stok optimizasyonu amacıyla uygulanan Kanban tekniği malzeme yönetiminde fark yaratmaktadır.

5S – Görsel Yönetim

5S sahada ve ofislerde, performans, konfor, güvenlik ve temizlik açılarından mükemmele giden yoldur. Çalışma ortamında israfın ve değişkenliğin azaltılması öncelikle olarak Görsel Çalışma Alanı ile mümkündür.

https://catalyst.nejm.org/what-is-lean-healthcare/